Программа управления предприятием Content

Предлагаем вашему вниманию уникальное программное обеспечение, аналогов которому на украинском рынке практически нет — систему управления предприятием Content. Она позволяет автоматизировать работу предприятия, и охватывает целый ряд важных направлений.

1. Общие положения

Перечень функционала программы:

•     заключаются договоры;
•     фиксируются заявки о неисправностях, поступающих от клиентов;
•     производится распределение заявок между отделами предприятия (между предприятиями);
•     выписываются наряды на выполнение работ сотрудникам предприятия;
•     оформляются квитанции приёма в ремонт неисправного оборудования;
•     оформляются квитанции выдачи клиентам отремонтированного оборудования;
•     фиксируются графики выполнения профилактических регламентных работ;
•     фиксируются дата, время и место выполнения работ сотрудниками предприятий сервиса;
•     оформляются складские документы, позволяющие учитывать остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – счета, приходные накладные, расходные накладные, накладные внутреннего перемещения, акты передачи
•     формируются платежные поручения на основании планирования платежей
•     закачиваются банковские выписки из систем клиент-банк и производится разноска платежей по счетам;
•     оформляются кассовые ордера для приёма и выдачи наличных
•     автоматически выписываются налоговые накладные на основании документов по первому событию в сделке
•     ведётся учёт остатков ТМЦ (в том числе и по партиям)
•     формируется материальная ведомость
•     формируются ведомости дебиторской и кредиторской задолженности;
•     формируется оборотно-сальдовая ведомость

Реализован экспорт первичных документов в программу бухгалтерского учёта «1С: бухгалтерия 8»

Вход в программу осуществляется после ввода правильного логина и пароля пользователя. Доступ пользователям к документам и их вид, доступ к редактированию информации, хранимой в справочниках, регламентируется привилегиями приложения. Привилегии устанавливаются в специализированной программе администрирования.

Информация о контрагентах предприятия, услугах, оказываемых предприятиями, сотрудниках предприятия, отделах предприятия и т.п. хранится в специализированных справочниках.

Программа фиксирует события по сервису в документах, которые образовывают соответствующие реестры документов. Реестры снабжены фильтрами и диспетчером. Фильтры позволяют делать выборку информации по указанным критериям. В диспетчере отображаются документы, связанные с документом из реестра, на котором установлен курсор. Фильтры и диспетчеры располагаются на захлопывающихся панелях. Информация из разных типов документов доступна в отчётах.

Складские документы фиксируют движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) внутри предприятия. Для поступления ТМЦ на предприятие необходимо зарегистрировать счёт от поставщика и на его основании оформить приходную накладную. Для оформления расхода ТМЦ необходимо выписать счёт покупателю и на его основании оформить расходную накладную или создать акт выполненных работ, который будет содержать услуги с использованием запасных частей. Для перемещения ТМЦ между складами предприятия или между материально-ответственными лицами (МОЛ) используется документ внутреннее перемещение. Для перемещения ТМЦ между предприятиями партнёрами без права изменения собственности на ТМЦ используется документ акт передачи. Такие ТМЦ спишутся с предприятия-партнёра после регистрации наряда на выполненные работы от предприятия партнёра. Такие ТМЦ спишутся с остатков предприятия после оформления заказчику акта выполненных работ с использованием запасных частей.

2. Программа администрирования

В программе администрирования устанавливаются привилегии приложения и привилегии базы данных. Для удобства администрирования системы привилегии приложения могут быть объединены в роли приложения, привилегии базы данных в роли базы данных.

В администрировании указываются:

    компьютеры, с которых может быть осуществлён доступ к базе данных;
    перечень программ, которые могут иметь доступ к базе данных.

В программе администрирования создаются пользователи системы, им устанавливаются роли и/или привилегии приложения и базы данных, а также имена компьютеров, с которых пользователь может осуществить доступ к данным.

3. Справочники

Вся информация в документах, кроме полей КОММЕНТАРИИ, заполняется из справочников системы. Модули сервиса работают со справочниками:

•     контрагентов;
•     отделов;
•     организации и их отделы;
•     помещений;
•     сотрудников;
•     услуг;
•     пакетов услуг.

Для удобства пользования контрагенты могут объединяться в группы в справочнике ГРУППЫ ПРЕДПРИЯТИЯ либо указанием группы предприятия в карточке предприятия. Группы предприятия могут быть организованы как по принципу видов деятельности контрагентов, так и по признаку принадлежности к единой сети контрагентов. Контрагенты могут принадлежать разным группам предприятий.

Контрагент может иметь разветвлённую структуру. В этом случае в реестре контрагентов для головного предприятия указываются филиалы и/или подразделения данного контрагента.

В карточке контрагента указываются название контрагента, почтовый адрес его нахождения и реквизиты. Рекомендуется указание GPS координат. Для определения GPS координат используется закладка «Google Maps контрагента» в карточке предприятия. Указанные координаты будут использованы в дальнейшем при оформлении нарядов на выполнение работ сотрудниками предприятия сервиса.

В справочнике отделов указывается перечень отделов предприятий, которые могут быть использованы в программе. Отделы из справочника отделов используются при формировании справочника ОРГАНИЗАЦИИ И ИХ ОТДЕЛЫ.

В справочнике помещений указывается перечень помещений, их тип, принадлежность к предприятию и перечень документов, которым необходимо указание помещения.

4. Договоры

Главным документом, на основании которого выписываются остальные, является договор с контрагентом. Договоры разделяются на договоры исходящие и входящие. Исходящие договоры создаются на предприятии и имеют последовательную нумерацию. Шаблон исходящего договора хранится в базе данных, его назначают исходящему договору в зависимости от типа договора. Входящие договоры имеют нумерацию контрагентов. Их нет необходимости распечатывать и нет необходимости хранить шаблоны всех контрагентов в своей базе. Договоры подразделяются на типы:

•     договор обслуживания (ОП);
•     договор ремонта (РП);
•     договор на проведение монтажных работ (МП);
•     договор поставки (ПК)

для исходящих договоров и

•     договор обслуживания (ОП_Р);
•     договор ремонта (РП_Р);
•     договор на проведение монтажных работ (МП_Р);
•     договор поставки (ПК_Р)

для входящих договоров.

В исходящих договорах используется сквозная нумерация и используется текстовый шаблон для печатной формы. Входящие договоры предоставляются контрагентами, имеют свою нумерацию, и нет необходимости их распечатывать.

В заголовке договора указываются контрагенты - договаривающиеся стороны: заказчик и исполнитель услуг, фамилии директоров предприятий, контактные лица. Контрагенты выбираются из справочника контрагентов. Фамилии директоров - из карточки предприятий.

Договор имеет приложение 1 - реестр спецификаций, приложение 2 – реестр дополнительных услуг. В реестре спецификаций указываются подразделения заказчика, к которым будут применяться услуги. Подразделения заказчика выбираются из справочника контрагентов.

В спецификации указывается перечень оборудования и пакет услуг, который будет применяться к данному оборудованию в процессе технического обслуживания.

5. Склад

5.1. Ввод начальных остатков.

В заголовке накладной ввода начальных остатков указываются:

•     дата и время ввода;
•     предприятие;
•     склад и МОЛ, на который записываются ТМЦ;
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество вводимых ТМЦ.

5.2. Регистрация счёта.

При получении счёта от поставщика, его необходимо ввести в базу данных. В заголовке счёта указываются:

•     дата выписки счёта;
•     номер счёта;
•     название поставщика (выбирается из справочника контрагентов);
•     название получателя;
•     основание (№ договора из реестра договоров или признак БЕЗ ДОГОВОРА);
•     отдел предприятия, который заказывает ТМЦ;
•     менеджер, который заказывал ТМЦ;
•     наличие НДС в ценах ТМЦ;
•     доверенность.

В табличной части счёта указывается список заказанных ТМЦ, их цены и количество.

В табличной части счёта можно указывать цену продажи покупателям, которая попадёт в прайс-лист после сохранения документа.

Входящий счёт может быть оформлен на предоставленные компании услуги.

5.3. Приходная накладная.

На основании зарегистрированного счета создаётся приходная накладная. В приходную накладную переносятся данные из зарегистрированного счёта. Необходимо заполнить поля СКЛАД и МОЛ и выбрать операцию, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта.

5.4. Счёт.

Счёт выписывается покупателю для предварительного оформления сделки по продаже или оказанию услуг (см. п.5.1).

5.5. Расходная накладная.

На основании счёта оформляется расходная накладная либо акт выполненных работ (см. п.6.6).

В расходную накладную переносятся данные из счёта. Необходимо указать склад и материально-ответственное лицо, с которого будет произведено списание ТМЦ из расходной накладной.

5.6. Накладная внутреннего перемещения.

В заголовке накладной внутреннего перемещения указываются:

•     дата и время перемещения;
•     склад и МОЛ, с которого списываются ТМЦ;
•     склад и МОЛ, на который записываются ТМЦ;
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество перемещаемых ТМЦ.

5.7. Акт передачи.

В заголовке акта передачи указываются:

•     дата и время передачи;
•     поставщик;
•     получатель;
•     склад и МОЛ, с которого списываются ТМЦ;
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество передаваемых ТМЦ.

5.8. Накладная возврат поставщику.

В заголовке накладной возврата поставщику указываются:

•     дата и время возврата;
•     поставщик, которому возвращают ТМЦ;
•     получатель, который возвращает ТМЦ;
•     основание (приходная накладная, по которой была получена ТМЦ);
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта;
•     доверенность;
•     склад и МОЛ, с которого производится списание ТМЦ.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество возвращаемых ТМЦ.

5.9. Накладная возврат от покупателя.

В заголовке накладной возврата от покупателя указываются:

•     дата и время возврата;
•     поставщик, которому возвращают ТМЦ;
•     получатель, который возвращает ТМЦ;
•     основание (расходная накладная, по которой была отгружена ТМЦ);
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта;
•     доверенность;
•     склад и МОЛ, на который производится возврат ТМЦ.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество возвращаемых ТМЦ.

5.10. Акт списания.

В заголовке акта списания указываются:

•     дата и время списания;
•     предприятие;
•     операция, по данным которой будут произведены проводки для аналитического учёта;
•     склад и МОЛ, с которого производится списание ТМЦ.

В табличной части документа указывается список ТМЦ. В списке указывается количество возвращаемых ТМЦ.

5.11. Отчёт «ОСТАТКИ ТМЦ».

В отчёте отображаются остатки товара за интересующую дату и время. Остатки выводятся с учётом склада, аналитического счёта и материально-ответственного лица.

5.12. Отчёт «Материальная ведомость».

В отчёте отображается движение ТМЦ за выбранный период с учётом контрагента, склада, аналитического счёта и материально-ответственного лица.

5.13. Отчёт «Остатки по партиям»

В отчёте отображаются остатки ТМЦ с учётом входных цен, контрагента, склада, аналитического счёта и материально-ответственного лица.

7. Почтовые пересылки

7.1. Отправки.

В почтовых пересылках отправки фиксируются:

•     дата отправки;
•     получатель;
•     № декларации;
•     перевозчик (с указанием отделения перевозчика);
•     количество отправляемых мест;
•     признак плательщика за отправку (отправитель/получатель);
•     сумма оплаты;
•     ожидаемая дата прибытия;
•     фамилия сотрудника контрагента, принявшего сообщение об отправке;
•     статус сообщения;
•     признак наложенного платежа;
•     исполнитель отправки;
•     комментарий.

7.2. Получения.

В почтовых пересылках получения фиксируются:

•     дата отправки;
•     отправитель;
•     № декларации;
•     перевозчик;
•     количество получаемых мест;
•     признак оплаты груза;
•     сумма оплаты;
•     ожидаемая дата прибытия;
•     фамилия сотрудника контрагента, сообщившего об отправке;
•     статус сообщения;
•     исполнитель отправки;
•     комментарий.

8. Финансовые документы

8.1. Банк.

Банковская выписка загружается из программы банк-клиент. Привязка исходящих и входящих платежей к контрагенту происходит автоматически по признаку кода ЕГРПОУ. Платежи из выписки привязываются вручную к выписанному для контрагента счету (во время привязки программа отбирает только не привязанные счета), также руками выбирается операция для бухгалтерской проводки.

Во время этих действий программа анализирует первое событие и создает налоговую накладную в зависимости от того какое это событие: первое или второе. Все документы, привязанные к платежу, видны в нижней части экрана.

8.2. Платёжное поручение.

Платежное поручение может быть сформировано вручную либо на основании зарегистрированного счета от контрагента. Имеет стандартный вид, после формирования импортируется в программу банк-клиент.

8.3. Кассовый ордер.

Кассовый ордер для приема и выдачи наличных денег имеет стандартный вид, с его помощью проводят различные операции с наличными деньгами.

8.4. Планирование платежей.

Использование данного режима позволяет распределить платежи поставщикам из различных банков, а также упростить процедуру формирования платежных поручений. При входе в режим «планирование платежей» формируется реестр неоплаченных зарегистрированных счетов от поставщиков товаров и услуг. При помощи поиска в этом реестре находят нужные счета, которые подлежат оплате, отмечают их на оплату и формируют «Заявку» на оплату на определенную дату и с определенного банка. Рождается документ Заявка на оплату.

8.5. Заявка на оплату.

Режим Заявка на оплату - это реестр документов «Заявка», в которых содержатся зарегистрированные счета подлежащие оплате В этом реестре есть поля: №док., дата оплаты, статус документа, сумма содержимого заявки, банк из которого планируется оплата. В нижней части экрана содержимое заявки: счета, которые подлежат оплате, в диспетчере справа - текущие счета с остатками денежных средств на начало дня. Предусмотрены режимы перенесения платежей в другой банк, а также на другую дату. Из этого же режима при изменении статуса заявки на «Оплатить», можно сформировать платежные поручения в автоматическом режиме. Программа последовательно выбирает зарегистрированные счета поставщиков из «Заявки» и формирует платежные поручения.

9. Фискальный учёт

Программа формирует исходящие налоговые накладные автоматически, руководствуясь признаком первого события. Основой документа является счет, на основании которого рождаются другие документы, в том числе и налоговая накладная. ВАЖНО!! правильно организовать процесс выписки документов и разноски банковской выписки. Для данной технологии, разноска банка должна быть ежедневной перед началом работы и в конце дня. Расходные документы выписываются в течение рабочего дня. При соблюдении данной технологии не возникает проблем со сквозной нумерацией налоговых накладных и формировании реестра. Программа отслеживает налоговые накладные, которые подлежат регистрации (присутствуют ТМЦ с непустым полем УКТЗЕД или сумма НДС документа превышает значение, установленное для регистрации) и сигнализирует о необходимости вовремя зарегистрировать их. Налоговые накладные экспортируются в программу «Медок» для регистрации. При получении подтверждения о регистрации, зарегистрированные налоговые накладные выделяются цветом в реестре налоговых накладных.

Также в программе регистрируются входящие налоговые накладные, выданные поставщиками.

10. Отчёты и экспорт в 1С бухгалтерию

10.1.Складские

•     Остатки товаров
•     Материальная ведомость
•     Использования ЗИП (списание в актах выполненных работ)

10.2.Финансовые

•     Оборотно - сальдовая ведомость;
•     Отчет о реализации;

10.3. Сервисные

•     Отчет работ в разрезе серийных номеров оборудования;
•     Отчет о пломбировании РРО (для передачи в НА);
•     Отчет по версиям фискального оборудования;
•     Отчет о дате ввода фискального оборудования;
•     Отчет о дате производства фискального оборудования;

11. Экспорт данных в бухгалтерию 1С.

Все первичные документы могут быть экспортированы в стандартную конфигурацию 1С для формирования платежей по налогам, формирования деклараций и сдачи их налоговую администрацию.

Для этого предусмотрен режим выгрузки документов из программы «ContEnt» в программу 1С. Документы могут экспортироваться как в пакетном режиме так и в выбранном, вплоть до конкретного документа.